Job Diskription Panitia Event/Kegiatan

JOB DESKRIPTION

KEPANITIAN EVENT/KEGIATAN

STERING COMMITE (SC).

Fungsi dan Tugas kerja penasehat adalah sebagai berikut :

1.      Memberikan saran dan kritik atas rencana anggaran Badan Pengurus Harian Panitia,rencana usaha dana, dan rencana pelaksanaan kegiatan, bila dianggap perlu.

2.      Mengontrol berjalannya acara kegiatan Badan Pengurus Harian panitia, misalnya kinerja BPH seksi - seksi.

3.      Memberikan motivasi, inspirasi, serta teguran kepada BPH dan Seksi kepanitiaan

4.      Mencari jalan keluar (solution) bila terjadi beda pendapat dalam kegiatan

ORGANISING COMMITTEE (OC)

1.      KETUA PANITIA

Fungsi dan Tugas kerja ketua adalah sebagai berikut :

a.       Tugas utama seorang ketua sebagai pemimpin organisasi adalah Merencanakan/perencanaan (merencanakan hal/ kegiatan yang akan dilakukan), Mengorganisir (mengatur dan membagi tugas dan tanggungjawab/pendelegasian kepada bawahan), Mengontrol (mengecek atau meminta laporan kemajuan kegiatan), serta mengkordinasi, Membagi tugas dan kerja sama antar seksi – seksi dalam kegiatan diluar maupun saat saat rapat.

b.      Melakukan negosiasi dengan SC atau Pihak lain, terutama mengenai Kesejahteraan mahasiswa

c.       Bertanggungjawab terhadap segala sesuatu/ kegiatan yang telah diprogramkan oleh setiap seksi

d.      Memimpin dan menyetujui segala keputusan rapat.

e.       Memberikan teguran kepada seksi-seksi dan anggota bila tidak menjalankan tugas

f.       Memberikan laporan kegiatan dari kordinator-kordinator seksi

g.      Membagi tugas dan fungsi kerja, serta meminta masukan dari wakil ketua

h.      Memberikan mandate kepada wakil bila ada halangan

i.        Memberikan surat perintah kerja/mandate kepada anggota untuk menjalankan tugas

2.      WAKIL KETUA PANITIA

Fungsi dan Tugas kerja wakil ketua adalah sebagai berikut :

a.       Membantu ketua dan bertanggungjawab kepada ketua apabila dalam pengambilan keputusan ketua tidak ada. Wakil ketua dapat menggantikan ketua dalam pengambil suatu keputusan

b.      Memimpin rapat – rapat atas kesepakatan ketua, serta meminta masukan kepada ketua sebelum mengambil keputusan

c.       Wakil ketua tidak mempunyai kewenangan sebelum ada keputusan ketua, namun dalam segala sesuatu yang bersifat darurat wakil ketua berhak untuk mengambil kebijakan yang selayaknya.

d.      Memberi saran, kritik, serta nasehat kepada kepanitiaan tertentu, secara lisan demi kesuksesan kepanitiaan tersebut

e.       Menggantikan ketua apabila ketua keluar daerah, berdasarkan surat mandat kerja yang diberikan oleh ketua kepada wakil ketua.

3.      SEKRETARIS

Suatu organisasi hidup atau mati secara administrasi ada di tangan sekretaris. Fungsi dan Tugas kerja sekretaris adalah sebagai berikut :

a.       Membuat surat undangan rapat

b.      Membuat surat permohonan bantuan dana (proposal)

c.       Mencatat hasil – hasil keputusan rapat BPH dan Anggota, termasuk semua usulan, kritik dan saran

d.      Membuat surat keputusan yang dikeluarkan ketua/wakil ketua, surat keputusan delegasi dan surat keputusan koordinator seksi – seksi

e.       Membuat laporan pertanggungjawaban kegiatan Kegiatan kepanitiaan dan laporan keuangan, atas pelaksanaan kegiatan

f.       arsip surat masuk atau keluar

g.      Mengetahui dan mencatat nomor surat masuk dan keluar

h.      Menyimpan peralatan sekretaris (stempel, bantal, dll) di ruang sekretariatan

i.        Menata dan menyimpan file – file/data pada kotak atau lemari BPH atau computer dll.

4.      WAKIL SEKERTARIS

Fungsi dan Tugas kerja Wakil Sekrtaris Bendahara adalah sebagai berikut :

a.       Membantu Sekertaris dalam menyusun dan menata tugas-tugas sekertaris.

b.      Bekerja sama dengan Biro kesekretariatan.

c.       Menjaga dan Merawat Fasilitas Perhimpunan.

5.      BENDAHARA

Fungsi dan Tugas kerja Bendahara adalah sebagai berikut :

a.       Menyimpan dan mengeluarkan uang kepanitiaan

b.      Membukukan segala pengeluaran dan menerima dan mencatat tanggal uang masuk beserta sumber dan jumlah dana

c.       Mengeluarkan uang serta mencatat jumlah (banyaknya uang), tanggal, penerima, serta kegunaan uang tersebut

d.      Menyediakan nota (kwitansi) uang masuk dan dan meminta nota pembelian atas kegunaan dana

e.       Membuat laporan keuangan, dan membukukan keuangan iuran pokok, wajib maupun sumbangan sukarela anggota

f.       Meminta persetujuan ketua sebelum mengeluarkan uang, dan dapat berkoordinasi dengan anggota

6.      WAKIL BENDAHARA

Fungsi dan Tugas kerja Wakil Bendahara adalah sebagai berikut :

a.       Menjalin Hubungan dengan Bendahara Umum dalam melaksanakan tugas Kepanitiaan

b.      Mendata aktifa Tetap sebagai kekayaan-kekayaan kepanitiaan.

c.       Bersama ketua Panitia mencari jalan keluar dalam hal ini mencari dana kepanitiaan.

d.      Bekerja sama dengan Biro Usaha Dana dalam hal ini penggalangan Usaha Dana.

SEKSI – SEKSI

1.      SEKSI USAHA DANA

Fungsi dan Tugas kerja Seksi Dana adalah sebagai berikut :

a.       Mencari dana tambahan

b.      Mencari alamat donator yang sering membantu

c.       Mendata atau membuat daftar alamat donatur dan sumber – sumber yang bisa mendapatkan dana

d.      Menjalankan sumbangan iuran wajib dan suka rela kepada semua anggota panitia dan simpatisan

e.       Memberikan laporan kepada bendahara mengenai sumbangan dan jumlah uang yang masuk dan keluar pada setiap bulan

f.       Membawa buku list uang masuk dan mencatat semua sumber, tanggal, dan jumlah uang

g.      Meminta saran, masukkan dari BPH inti bila terjadi kendala atau masalah.

2.      SEKSI ACARA

Fungsi dan Tugas kerja seksi acara adalah sebagai berikut :

a.       Menyusun rencana kegiatan

b.      Mengatur, memimpin semua kegiatan

c.       Membagi tugas dan tanggungjawab mengenai hal – hal teknis pada saat kegiatan berlangsung misalnya, moderator,pemimpin acara, pembicara, Narasumber singgers, pemain musik dll

d.      Mengatur waktu, tempat dan membagi tugas masing – masing anggota saat acara.

e.       Mengatur dan memberi tugas mengenai kegiatan seminar misalnya menghubungi pembicara, moderator dll dan bekerja sama dengan seksi lain seperti, seksi humas, dekorasi, publikasi dan dokumentasi, perlengkapan, keamanan dan kesehatan.

f.       Mengkoordinasi dengan seksi – seksi olahraga dan rekreasi, mengenai pengaturan waktu, tempat (lapangan) untuk melakukan kegiatan tersebut.

3.      SEKSI HUMAS

Fungsi dan Tugas kerja seksi Humas adalah sebagai berikut :

a.       Menjalin hubungan yang harmonis dengan masyarakat yang ada disekitar kesekretariatan

b.      Mencari sumber dana dari luar (donator) serta menandatangani surat kerja sama

c.       Mengusahakan tempat pelaksanaan kegiatan perlombaan dan tempat acara kegiatan.

d.      Bekerja sama atau berkoordinasi dengan bidang publikasi dan informasi terutama mengenai hal – hal informasi yang ingin disampaikan kepada public

e.       Menyampaikan informasi kepada public bila diperlukan

f.       Mencari atau mensurvei tempat – tempat diadakannya kegiatan

4.      SEKSI PERLENGKAPAN (DPAT)

Fungsi dan Tugas kerja seksi perlengkapan adalah sebagai berikut :

a.       Mencari tahu semua kebutuhan seksi, terutama peralatan kesekretariatan dan usaha dana

b.      Mengecek peralatan dan kebutuhan seksi

c.       Melaporkan kelebihan dan kekurangan kebutuhan kepada BPH paniti atau ketua

d.      Mendata dan mencatat semua alat yang berupa pinjaman

e.       Menjaga semua peralatan milik BPH dan dapat bekerja sama dengan seksi keamanan

5.      SEKSI PERLOMBAAN

Fungsi dan Tugas kerja seksi perlombaan adalah sebagai berikut :

a.       Membuat jadwal kegiatan olahraga dan rekreasi pada saat pelaksanaan

b.      Memimpin dan mengatur semua pertandingan perlombaan

c.       Dalam pengaturan waktu, dapat bekerja sama seksi acara, berdasarkan jumlah peserta dan kelengkapan BPH

6.      SEKSI KONSUMSI

Fungsi dan Tugas kerja seksi konsumsi adalah sebagai berikut:

Meyediakan Makanan Ringan (Snack), Berat (Nasi) dan Minuman pada saat kegiatan berlangsung.

7.      SEKSI KEAMANAN

Fungsi dan Tugas kerja seksi keamanan adalah sebagai berikut :

a.       Menjaga keamanan, ketertiban, kebersihan termasuk menjaga dan mengamankan fasilitas kesekretariatan

b.      Menjaga keamanan pada saat kegiatan usaha dana (pertandingan)

c.       Menjaga peralatan dan kelengkapan kesekretariatan

d.      Untuk menjaga dan mengamankan, kegiatan perlu kerja sama dengan pihak ketiga

8.      SEKSI KESEHATAN

Fungsi dan Tugas kerja seksi kesehatan adalah sebagai berikut :

Apabila peserta/pasien sakit, meyediakan obat sesuai diagnose/penyakit.

9.      SEKSI SEKRETARIATAN

Fungsi dan Tugas kerja seksi kesekretariatan adalah sebagai berikut :

a.       Menata dan menjaga kelengkapan sekretariatan

b.      Bekerja sama dengan Wakil sekertaris untuk menulis dan melengkapi surat-surat dalam kegiatan

10.  SEKSI DEKORASI

Fungsi dan Tugas kerja seksi Dekorasi adalah sebagai berikut :

a.       Melengkapi dekor Ruangan

b.      Potong Tema kegiatan dan Rias Ruangan.

Sumber: http://mandirigotongroyong02.blogspot.co.id/2013/03/pengertian-tugas-dan-fungsi-kerja-dalam.html