Hasil Rapat Luar Biasa dan Rapat Persiapan OP Tahap 2

HASIL RAPAT

HIMPUNAN MAHASISWA JURUSAN HUKUM EKONOMI SYARIAH

Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Hari ini, tanggal 09 November 2016 HMJ HES baru saja mengadakan Rapat Luar Biasa dan Rapat Persiapan Open Recruitment HMJ HES periode 2016/2017 di Kantor HMJ Gedung UKM Lt. 3. Ditengah Hujan yang begitu deras, kami tetap melanjutkan Rapat (karea memang dilaksanakan di dalam ruangan, jadi gpp meskipun hujan wkwkwkwk). Rapat Tersebut dimulai sekitar Pukul 15:18 WIB. Cukup molor dari waktu yang telah dijadwalkan yakni Pukul 14:30 WIB. Tidak menjadi masalah meskipun molor cukup lama, karena akan menjadi masalah jika tidak dilaksanakan.

Ada 2 agenda pembahasan dalam rapat ini, yakni 1) Rapat Luar biasa dan 2) Rapat Persiapan Open Recruitment. Rapat ini dipimpin oleh Ketua Umum Nur Habib Fauzi (HES 5C) dan dihadiri oleh Co. Divisi Research and Development M. Khoirul Roziqin (HES 5C). Rapat Luar biasa ini dilaksanakan secara tidak formal guna mengeluarkan semua pendapat dari pengurus HMJ HES selama Kepengurusan, baik berupa saran, kritikan maupaun tanggapan-tanggapan terkait agenda dan perilaku organisasi.

Rapat Luar Biasa ini menggunakan sistem ZOUPP (sebuah sistem yang kami dapatkan dari hasil Rakereg FoSSEI Jatim 2016 kemaren di Universitas Jember) dengan hasil Pembahasan sebagai berikut:

1.    Masalah Internal Organisasi

a.    Pengurus Jarang ke Kantor HMJ HES

b.    Kehadiran Pengurus waktu Rapat hanya sedikit

c.     Tanggungjawab Pengurus terhadap Posisi di Divisinya kurang

d.    Kurangnya Komunikasi antar Anggota

e.    Semangat Sebagian Pengurus Menurun

f.      Masalah Pribadi dibawa-bawa

Dengan menggunakan sistem ZOUP maka, kita mencari kebalikan dari masalah-masalah tersebut (dari yang Negatif dirubah menjadi Positif) yang menghasilkan:

a.    Pengurus Sering Ke Kantor HMJ HES

b.    Kehadiran Pengurus waktu Rapat Meningkat/banyak

c.     Tangggungjawab Pengurus terhadap Posisi di Divisinya meningkat

d.    Komunikasi antar anggota baik/bagus

e.    Semangat Pengurus Meningkat

f.      Profesional dalam berorganisasi

Dari hasil tersebut, kita mencari cara untuk mencapainya, yakni:

a.    Membentuk Jadwal Piket, Penambahan Buku bacaan di Kantir, membuat Kantor nyaman dan menambah jadwal rapat masing-masing Divisi 1 x dalam 2 minggu.

b.    Memberikan Konsumsi ketika Rapat, pemilihan waktu yang tepat, pemilihan tempat Rapat yang asyik misal dengan melakukan rapat di Huko atau Alun-alun, serta Kejelasan Informasi.

c.     Coordinator Divisi harus lebih aktif lagi, serta memberikan wawasan Organisasi dan Pemahaman akan TUPOKSI (Tugas Pokok dan Fungsi).

d.    Cooffe Break, Tegur Sapa, Positif Thinking, Tunjangan Pulsa???, menanamkan rasa Kekeluargaan antar Anggota.

e.    Memberikan Motivasi serta mengajak untuk melakukan Observasi ke lembaga/Instansi yang bekerja sama dengan HMJ HES seperti LMI, BMT, Peradi, dan lain-lain.

f.      Memberikan Pelatihan Kepemimpinan.

2.    Agenda Organisasi

Ada beberapa langkah untuk mengajukan Agenda Kegiatan dari masing-masing Divisi kepada Pengurus Harian, yakni:

a.    Menyusun TOR (Term Of Reference) Kegiatan, yang meliputi:

-       Latar Belakang

-       Dasar kegiatan

-       Tujuan dan Manfaat Kegiatan

-       Nama Kegiatan

-       Sasaran/Peserta

-       Waktu dan Tempat Pelaksanaan

-       Rencana Anggaran Belanja (RAB)

-       Penutup

b.    Presentasi TOR ketika Rapat Kerja Pengurus

c.     Pelaksanaan Kegiatan

d.    Evaluasi Kegiatan

e.    Pembuatan LPJ

3.    Langkah-langkah Eksekusi Kegiatan

a.    Rapat Kerja Pengurus, yang membahas mengenai Pembentukan Kepanitiaan Kegiatan.

b.    Rapat Persiapan Kegiatan #1, yang wajib dibahas antara lain:

-       Waktu dan Tempat Pelaksanaan

-       Konsep Acara (berpedoman pada TOR)

-       Pembagian Tugas di masing-masing PJ (Penanggung Jawab)

c.     Rapat Persiapan Kegiatan #2

-       Laporan Masing-masing PJ

-       Pertimbangan

-       Penyusunan Rencana Anggaran Dana

-       Ketupel Melaporkan Ke Pengurus Harian

d.    Rapat Persiapan Kegiatan #3, membahas Laporan Persiapan Kegiatan

e.    Rapat Persiapan Kegiatan #4, Laporan Akhir Persiapan Kegiatan

f.      Eksekusi/Pelaksanaan Kegiatan

g.    Evaluasi Kegiatan

h.    Pembuatan Laporan Pertanggung Jawaban Kegiatan

i.      Pembubaran Panitia

Selanjutnya masuk pada Pembahasan Agenda Rapat Persiapan Open Recruitment yang menghasilkan kesepakatan sebagai berikut:

1.    Tahapan Seleksi

a.    Tahap I: Seleksi Administrasi dengan PJ Hesti Handayani dan Lely Lusiana Budiarti;

b.    Tahap II: Tes Tulis dengan PJ M. Khoirul Roziqin, Sabila Ayu Fania dan Tes BTQ dengan PJ Shofiana Aprilia dan Laily Tazkiyah;

c.     Tahap III: Tes Wawancara dengan PJ Nur Habib Fauzi dan DPO;

d.    Tahap IV: Simulasi Kegiatan dengan PJ M. Stiphan Bhakti Ardiyono, Diyah Anasih Anggriani dan Alif Yhang Aulia;

2.    Penjelasan (Detil)

a.    Tahap I Seleksi Administrasi meliputi:

-       Form Pendaftaran

-       Fc. Sertifikat Kegiatan Sejak SLTA

-       Fc. KTM

-       Surat Pernyataan Orang Tua

-       Tulisan Bio-Ku

b.    Tahap IV Simulasi Kegiatan,

-       Peserta dibagi menjadi 4 Kelompok

-       Memilih 1 dari 4 kegiatan, meliputi Seminar, Bedah Buku, Workshop dan Lomba

-       Presentasi

3.    Waktu dan Tempat Pelaksanaan Open Recruitment

a.    Pengumuman mulai tanggal 10 November 2016

b.    Pendaftaran mulai tanggal 10 s.d 20 Novemeber 2016 dengan mengumpulkan berkas di Kantor HMJ atau dikirim via email: hmjhesiainta1@gmail.com

c.     Seleksi

-       Tahap I            : tanggal 21 November 2016

-       Tahap II           : tanggal 22 November 2016, Tempat Aula UKM Lt. 3

-       Tahap III          : tanggal 23 s.d 24 November 2016, Tempat Kantor HMJ HES

-       Tahap IV         : tanggal 25 November 2016, Tempat Aula UKM Lt. 3

4.    Jumlah Kursi

Ada 15 kursi yang diberikan dengan pembagian sebagai berikut:

a.    Divisi R&D            : 3 orang

b.    Divisi PR               : 5 orang

c.     Divisi BM               : 4 orang

d.    Divisi Rlg               : 3 orang

Demikian Hasil Rapat hari ini, semoga apa yang direncaakan dapat dilaksanakan dan diridhoi Alloh SWT. Amin....

Wassalamu’alaikum Wr. Wb.